ตอบปัญหางานวิจัย

ปัญหาของเรื่อง
การทำงานที่เกี่ยวกับเอกสารนั้น มีความจำเป็นที่จะต้องมีการจัดเก็บและสืบค้นเอกสารที่ดี เนื่องจากเอกสารนั้นต้องจัดเก็บไว้อย่างน้อย 10 ปี ทำให้มีเอกสารเป็นจำนวนมาก การจัดเก็บ เอกสารนั้นต้องแยกจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ ประเภทของเอกสารให้เรียบร้อย เพื่อความสะดวกใน การสืบค้น แต่เนื่องจากการทำงานที่เกี่ยวกับเอกสารในปัจจุบันเอกสารส่วนใหญ่ยังเป็นกระดาษอยู่การสืบค้นเอกสารจึงทำได้ไม่สะดวกและรวดเร็วเท่าที่ควร รวมถึงการติดตามเอกสาร เพราะกว่าที่หนังสือหรือเอกสารแต่ละฉบับจะถูกจัดส่งออกจากหน่วยงานหรือองค์กร นั้นจะต้องผ่านลำดับ ขั้นตอนมากมาย กว่าที่จะถึงมือผู้รับ หรือ ถึงมือผู้ที่มีอำนาจลงนาม สั่งการ รวมทั้งเอกสารจาก ภายนอกองค์กรที่กว่าจะถึงผู้ที่รับนั้นค่อนข้างใช้เวลามากในการดำเนินการตอบกลับ จึงนำเอาเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์ และอินเทอร์เน็ตที่ได้รับความนิยมกันอย่างแพร่หลายในปัจจุบันมาใช้แก้ปัญหาโดยจัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้การดำเนินงานเรื่องการสืบค้น และติดตามเอกสาร โดยเฉพาะการรับ ส่งเอกสารภายใน และเอกสารภายนอกหน่วยงานโดยทำการพัฒนาจากระบบกระดาษ มาเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านเครือข่าย
อินเทอร์เน็ต เพื่อช่วยให้การจัดการระบบเอกสารที่มีความล่าช้า ให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว และถูกต้อง มากยิ่งขึ้น

วัตถุประสงค์ในการทำวิจัย
1. เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อจัดการงานสารบรรณ
2. เพื่อหาความพึงพอใจของการใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อจัดการงานสารบรรณ
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1.การลงทะเบียนรับส่งเอกสาร ทำได้สะดวก รวดเร็ว ไม่ซ้ำซ้อน
2.อำนวยความสะดวก รวดเร็ว ในการติดตาม ค้นหาเอกสารที่ต้องการ
3.เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของระบบงานสารบรรณ

นิยาม
ระบบสารสนเทศเพื่อจัดการงานสารบรรณจะช่วยให้เจ้าหน้าที่ธุรการ สามารถจัดทำทะเบียน
รับส่งเอกสารและสามารถค้นคืนเอกสารได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในระดับดี

ทฤษฎีที่ใช้สรุป
ในการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อจัดการงานสารบรรณ ผู้วิจัยได้กำหนดขอบเขตการวิจัยไว้ดังนี้
1. ระบบงานได้กำหนดประเภทของผู้ใช้งานระบบเป็น 3 ประเภท คือ
1.1 ผู้ดูแลระบบ
1.2 เจ้าหน้าที่ธุรการ
1.3 ผู้ใช้งานระบบ
2. ผู้ดูแลระบบ
2.1 สามารถเพิ่ม/แก้ไข/ลบ ข้อมูลของผู้ใช้งานในระบบได้
2.2 กำหนดสิทธิการใช้งานของผู้ใช้งาน
2.3 สำรองข้อมูล
3. เจ้าหน้าที่ธุรการ
3.1 จัดทำทะเบียนรับ – ส่งเอกสารได้
3.2 สามารถแนบไฟล์เอกสารได้
3.3 สามารถสร้างข้อความแนบกับเอกสารส่งไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
3.4 สามารถแก้ไขข้อความแนบกับเอกสารได้
3.5 สามารถกำหนดสถานะความเร่งด่วนของเอกสารได้
3.6 สามารถแสดงสถานะของเอกสาร
3.7 กำหนดผู้รับเอกสาร
3.8 สามารถออกรายงานสรุปประจำวัน/สัปดาห์/เดือน/ปี ได้
4. ผู้ใช้งานระบบ
4.1 ตอบรับ/แสดงเอกสารได้
4.2 สามารถสร้างข้อความแนบกับเอกสารส่งไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
4.3 สามารถแก้ไขข้อความแนบกับเอกสารได้
4.4 สามารถแสดงสถานะของเอกสาร
4.5 สามารถสืบค้นเอกสารได้
5. มีระบบข่าวประกาศให้ผู้ใช้งานระบบ
6 .มีระบบ Web Board เพื่อใช้ในการสื่อสารกันระหว่างผู้ส่งและผู้รับเอกสาร
กลุ่มตัวอย่าง



เครื่องมือที่ใช้
1 ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
2 วงจรชีวิตของการพัฒนาระบบงานสารสนเทศ
3 แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram)
4 ภาษา HTML
5 เทคโนโลยีของไมโครซอฟต์ดอทเน็ต (Microsoft .NET Technology)
6 ฐานข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูล
7 ภาษา ASP.NET
8 ภาษาจาวาสคริปต์ (JavaScript Language)
9 งานวิจัยที่เกี่ยวข้อง

ผลการวิจัย
งานสารบรรณ หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา จนถึงการทำลายการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อจัดการงานสารบรรณ มุ่งเน้นการพัฒนาระบบงานโดยนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยและทฤษฎีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องหลายอย่าง เช่น เทคโนโลยี ASP.NET และการติดต่อฐานข้อมูลด้วย ADO.NET , เทคโนโลยีฐานข้อมูล SQL Server และ เทคโนโลยีเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เข้ามาเพื่อประยุกต์ใช้งานร่วมกัน เพื่อช่วยให้การพัฒนาระบบสามารถดำเนินไปได้อย่างลงตัว และทำให้เพิ่มประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในด้านการจัดเก็บข้อมูลและค้นหาข้อมูล ระบบยังสามารถให้ผู้ใช้หลายคนใช้งานระบบได้พร้อมในเวลาเดียวกันหรือต่างเวลากันจากสถานที่ต่าง ๆ